Llegó hace unos años para quedarse. El modelo de suscripción ha sido aceptado por empresas y usuarios particulares por su flexibilidad, su alineamiento con la producción, la carencia de apalancamiento y la facilidad y rapidez de contratación, especialmente en productos digitales.
En la economía basada en la suscripción, la actividad comercial está enfocada a conseguir que los clientes se suscriban a sus servicios.
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Ventajas para el cliente y complejidad para el vendedor del modelo de suscripción
Las ventajas principales para la organización vendedora es la seguridad y previsibilidad de ingresos y flujo de caja, pero conlleva retos relacionados con los sistemas informáticos para la contratación, facturación y cobro de los servicios adquiridos.
No es extraño que las ofertas a clientes se realicen de una forma innovadora para ajustarse a las diferentes casuísticas asociadas a cada perfil de cliente: desde contratación si compromiso a compromisos anuales; facturaciones y cobros anuales/trimestrales o mensuales; contratación de una tarifa base y su complementación con diversas opciones que dependen de diversos factores, con prerrequisitos o no; descuentos por volumen; actualizables según la duración del contrato; etc.
Este es un ejemplo, y no especialmente el más complejo que puede darse.
La empresa A vende diversas soluciones, compuestas por aplicaciones de software y dispositivos de hardware, todas ellas basadas en la nube y agrupadas en una variedad de suscripciones combinadas.
El modelo de tarificación de estas ofertas combinadas puede ser complejo, con requisitos de precios escalonados según el volumen total contratado.
Al final, para el cliente se trata simplemente de una cómoda suscripción por la que paga una cuota anualmente por adelantado, o trimestral o mensualmente. Sin embargo, la empresa A tiene que disponer del sistema de gestión empresarial adecuado para dar respuesta a la facturación basada en complejos precios escalonados de los contratos combinados y periodificaciones de pago.
La solución es Dynamics 365 Finance
Ahora Dynamics 365 Finance incorpora las capacidades de facturación de suscripciones y gestión de ingresos integradas en las ofertas base como parte de la licencia de Dynamics 365 Finance.
La incorporación de esta nueva funcionalidad hace que ya no deba buscar soluciones de partners o aplicaciones externas de terceros para dar solución al negocio de suscripciones. Este nuevo módulo de Dynamics 365 y sus características están diseñados específicamente para hacer frente a todas las complejidades relacionadas con la facturación y gestión de cobros de cualquier negocio de suscripción.
Siguiendo con la filosofía de Microsoft Dynamics 365, el nuevo módulo incluye análisis y perspectivas para ayudar a los directivos de la empresa a tomar decisiones con la mejor información.
Funcionamiento del módulo de gestión de suscripciones
El nuevo módulo de gestión de suscripciones es mucho más completo y anula las capacidades del módulo de reconocimiento de ingresos anterior. Así que primero tendrá que desactivar el módulo de reconocimiento de ingresos en la aplicación antes de poder habilitar las nuevas capacidades de gestión de suscripciones.
Las tres características principales del nuevo módulo de gestión de suscripciones son las siguientes:
- Facturación recurrente de contratos
Es el punto central del sistema de gestión de suscripciones.
En este punto se definen la estructura del contrato y se establecen los parámetros clave de facturación: cuenta del cliente, plazos, partidas, fechas, plazos, precios, tipo de facturación, frecuencia de facturación, calendario, requisitos para aplazamientos, renovaciones y rescisiones.
Aquí se crean los programas de facturación para contratos con clientes y automatizan procesos complejos de fijación de precios y facturación, al tiempo que también se producen facturas consolidadas para clientes con múltiples servicios en sus contratos.
En el caso de contratos ya existentes, esta parte del módulo nos servirá para visualizar el programa de facturación creado y sus detalles asociados, configurar opciones de precios avanzadas, gestionar escalados y descuentos y requisitos de aplazamiento, poner líneas de contrato en espera y rescisiones.
Dynamics 365 le permitirá previsualizar las facturas por líneas individuales o consolidadas por artículo o período antes de crearlas, elegir qué modelo de transacción utilizar para crear la factura (pedido de ventas, factura de texto libre) y elegir si desea crear las líneas de factura para una revisión adicional o publicarlas directamente.
- Asignación de ingresos y gestión de contratos múltiples
Esta parte del módulo de gestión de suscripciones tiene como objetivo automatizar la fijación de precios y la asignación de ingresos a través de múltiples artículos. Con esta funcionalidad, también puede configurar contratos de elementos múltiples y periodificarlos mediante los calendarios de facturación.
- Periodificación de ingresos y gastos
Por último, esta funcionalidad permite a las organizaciones gestionar la periodificación de ingresos y gastos para cumplir con las normas fiscales locales.
En la constante evolución de la normativa en la economía de suscripción, esta funcionalidad ayudará a sus equipos financieros a utilizar menos hojas de cálculo manuales y les permite gestionarlas directamente en el sistema. Puede configurar el sistema para automatizar la periodificación según una variedad de distintas transacciones como pedidos de venta, pedidos de compra, diarios generales y diarios de facturas manuales.
Puede elegir periodificación siguiendo modelos lineales o basados en eventos asociados al contrato y también configurar parámetros avanzados para gestionar la periodificación de descuentos asociados con ingresos y gastos.