La gestión de almacén es uno de los puntos críticos de las empresas logísticas, sino el más crítico de ellos. La velocidad y exactitud con la que se reciben los pedidos, la exactitud y la eficiencia en su preparación y expedición marcará la satisfacción y repetición del cliente.
Realizar un seguimiento del rendimiento del almacén es imprescindible para conocer el impacto que tiene la gestión de su almacén en toda la cadena de respuesta al cliente y en el total de costes empresariales. Definir y medir unos KPIs del sistema de gestión de almacenes le permitirán establecer objetivos para la mejora de la gestión mes a mes..
¿Cuáles son los KPIs en la gestión de almacenes que debe medir?
La literatura empresarial actual pone todo el foco en los datos. Disponer de datos es la base de la mejora empresarial. Pero no saber cómo utilizarlos, o disponer de datos superfluos, redundantes o incorrectos puede llevar al fracaso del proyecto empresarial.
De esta forma, debemos escoger cuidadosamente aquellos datos que nos van a ayudar a crecer y mejorar. Y si hablamos de almacenes, hablamos de artículos, de inventario, plazos de entrega y costes de almacenamiento.
Por tanto, la precisión en el inventario, la disponibilidad de artículos y su reposición, la rotación y la ratio de ventas nos ayudarán a entender mejor su funcionamiento.
Definamos y analicemos algunos de los KPIs relevantes en la gestión del almacén y de qué forma repercuten en la mejora.
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Eficiencia de la recepción de mercancías
La eficiencia de la recepción de mercancías se calcula dividiendo el volumen de mercancías recibidas entre el número de horas de trabajo realizadas en el mismo periodo. Incluye el tiempo que transcurre desde que la mercancía se recibe hasta que es contabilizado, registrado y listo para su almacenado.
La experiencia del personal de almacén y la organización del proceso de llegada son cruciales para la mejora de este KPI. Si el valor tiene una tendencia a la baja, debería realizar una auditoría a los procesos ligados al área.
Cómo mejorar este KPI
- Disponer de personal cualificado, formándolo y entrenándolo si es preciso.
- Crear un SKU para cada artículo.
- Asignar este SKU a una ubicación específica del almacén para mejorar el proceso de colocación.
Exactitud en el picking
Más importante que la velocidad de salida del material del almacén es la exactitud en las entregas. El KPI de salida de almacén indica la precisión con la que sus empleados utilizan las estanterías para ordenar los artículos.
El objetivo de este KPI es que el género se almacene correctamente y se mantengan correctamente colocado a lo largo de la línea temporal.
Se calcula como ratio entre el número de pedidos incorrectos y el número total de pedidos preparados.
Un indicador menor de un 100% en este KPI indica errores en los patrones de colocación que sugieren un error asumido o la mezcla de productos similares.
Cómo mejorar este KPI
- Ser exhaustivo en el orden del almacén.
- Mecaniza los sistemas de picking y escoge los adecuados para tu almacén.
- Reduce la rotación de personal, fórmalo y entrénalo si es necesario.
KPIs de envío
Si antes hablábamos de exactitud, en este caso vamos a medir la velocidad con la que entregamos los pedidos a clientes.
Los KPIs de envío incluyen el tiempo transcurrido en el ciclo de los pedidos o el tiempo que tarda en salir del almacén el pedido de un cliente desde que se realiza.
El objetivo es reducir el valor del KPI. Si los tiempos de ciclo de los pedidos aumentan, posiblemente encontraremos problemas en los procesos de recogida, embalaje o envío.
Cómo mejorar este KPI
- Integra las áreas de recepción de pedidos y almacén.
- Revisa los procesos de picking y embalaje.
KPI de almacenamiento
En este caso nos referimos al coste de mantener los productos almacenados. Una alta rotación de género en el almacén minimiza los costes de almacenamiento unitarios y maximiza el beneficio obtenido por la empresa.
Se calcula como una ratio entre el valor de los productos vendidos y el inventario promedio.
Cómo mejorar este KPI
- Implanta un sistema de compras predictivo.
- Identifica las existencias de movimiento lento para reducirlas.
- Utiliza herramientas para una gestión moderna del almacén.
KPI de retorno o devolución
Es uno de los KPIs más importantes de almacén, ya que implica un coste doble (emisión y recogida) sin tener un ingreso ligado, por lo que debe ser especialmente vigilado.
Más allá de los errores propios del cliente, debemos minimizar los errores propios en la preparación del pedido o la entrega de género dañado.
Se calcula como una ratio entre el número de productos devueltos y el número de productos vendidos.
Cómo mejorar este KPI
- Analiza cada motivo de devolución para encontrar patrones de repetición que delaten errores en el sistema.
- Garantiza la exactitud de los datos introducidos en el sistema de información.
- Minimiza los daños ligados al almacenamiento.
- Introduce sistemas de control y reporte en el sistema de preparación de pedidos.
KPI de pedidos pendientes (por rotura de stock)
Una gestión de almacén exitosa minimizará el número de pedidos pendientes de entrega al no disponer de todos los artículos que componen el pedido.
La reducción de pedidos pendientes incrementará la satisfacción del cliente, la rotación de almacén y reducirá el número de pedidos cancelados o devueltos.
Este KPI se calcula como una ratio entre el número de pedidos retenidos y el número total de pedidos.
Cómo mejorar este KPI
- Implanta un sistema de compras predictivo que te ayude a planificar coreectamente el inventario.
- Garantiza la exactitud de los datos introducidos en el sistema de información.