La RPA, Robotic Process Automation, ha llegado a la gestión empresarial para minimizar el tiempo que dedicamos a realizar tareas repetitivas que, no solo no aportan valor al negocio y al cliente, sino que pueden restar debido a los errores humanos que pueden producirse en el proceso.
La automatización de procesos no es una tendencia de aparición reciente. Desde hace miles de años, el hombre busca formas de eliminar las tareas monótonas y repetitivas, que consumen gran cantidad de energía y suponen un avance en la vida de las personas.
Las amas de casa lo saben bien. Las lavadoras son, en realidad, robots que realizan una consecución de tareas. Incluso, desde hace decenas de años, es posible programarlas para que modifiquen su comportamiento en función del tipo de tejido.
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La automatización en entornos empresariales
Sin embargo, la automatización no es cosa solo de robots. No es necesario que la programación actúe sobre elementos de hardware para que gane la denominación de automatización.
La RPA ha llegado silenciosamente a nuestras vidas a través, en muchos casos, de nuestro smartphone. Es nuestro médico quien nos recuerda, a través de él, la revisión pendiente o nos avisa de nuestra próxima cita mediante un mensaje de email, de texto o whatsapp. Nuestra app nos permite encender las luces cuando llegamos a casa y programar una transferencia periódica desde nuestra cuenta bancaria.
Estas sencillas tareas son muestra de lo que podría realizar un sistema RPA (Robotic Process Automation) y tienen una contrapartida en la gestión de la empresa proveedora. El CRM de nuestro médico es un sistema programable que permite seleccionar aquellos clientes que, según los tratamientos que hayan recibido, el tiempo transcurrido.
La automatización de procesos robóticos (RPA)
La automatización de procesos robóticos (RPA) es una herramienta de software que permite la su programación para emular las acciones que los humanos realizan interactuando con sistemas digitales para producir ahorros, mejorar la productividad y la experiencia del cliente.
Es el momento de la automatización
¿Por qué se habla tanto sobre automatización en este momento? Uno de los principales motivos es la madurez alcanzada en la interconexión de sistemas. Clientes y proveedores han entendido el valor de conectar sus sistemas para producir sinergias, como la que se da entre los marketplaces y las empresas de transporte para la localización de los envíos. En este caso, todos ganan, pero es el cliente percibe un alto valor en el resultado.
Otras tecnologías, como la tecnología Cloud, el IoT y la llegada del Big Data han hecho posible que la tecnología RPA se realice a gran escala, abaratando los costes y haciendo posible que sea aplicable también en las pequeñas empresas.
Software como Microsoft Power Automate en combinación con Microsoft Dynamics 365 ayudan a empresas de todo tamaño a ser más productivas y mejorar la relación con sus clientes aportando valor a la cadena de servicio.
Áreas de automatización
Hay varias áreas en las que la automatización puede ser útil en una empresa. Algunas son:
Procesos de negocio
Siendo el área que trabaja con la información estructurada dentro de la empresa, era la candidata perfecta para ser la primera en automatizarse.
Procesos relacionados con la recogida, preparación y expedición de pedidos; la recogida de todos los movimientos económicos para su contabilización y la elaboración de informes financieros periódicos son ejemplos en los que se ha implantado la automatización con grandes avances.
Relación con el cliente
La relación con el cliente ha sido el área que ha experimentado una mayor inversión en RPA en los últimos años, ya que aumenta exponencialmente la percepción de mejora de su experiencia.
La aparición del software SaS y el Cloud han ayudado a extender la respuesta automatizada de correos electrónicos o mensajes de texto y ayudan a las organizaciones a responder rápidamente a sus clientes y mejorar su satisfacción.
Producción
Como extensión de los procesos de negocio, la automatización de la fabricación y la logística aumenta la eficiencia y reduce los costos de las organizaciones.
En sectores como el logístico, la automatización ha conseguido el procesamiento, preparación y expedición de enormes volúmenes de trabajo mediante el uso de robots y otro tipo de maquinaria.
En esta área, la extensión de mensajes automatizados también ha sido clave para coordinar sus equipos de trabajo y liberarle de cargas relacionadas con la monitorización de sistemas.
Seguridad física y de los sistemas IT
En este caso, el uso de la automatización se dirige hacia la detección y comunicación de amenazas, tanto físicas como lógicas. Hace años ya que se dispone de sistemas de detección de intrusos mediante cámaras de seguridad e identificación facial.
En otro aspecto, la automatización de los sistemas de backup y de la detección y análisis de amenazas entrantes en la red ayudan a las empresas a proteger sus activos.
Beneficios derivados de la implementación de la automatización
Aumento de la calidad. Es la reducción de la intervención humana en los procesos la que asegura la minimización de los errores en su ejecución. Para ello, sin embargo, debemos asegurarnos de que el sistema ha sido bien diseñado y testeado, incluyendo todas las posibles transiciones.
Reducción de costes. Los sistemas RPA trabajan todos los días del año, sin interrupción, con una mayor rapidez y máxima fiabilidad frente al trabajo realizado. La monitorización de una persona sobre el RPA basta para realizar las tareas que antes realizaban equipos completos.
Apoyo a la expansión del negocio. La liberación de recursos humanos relacionados con los trabajos rutinarios supone un aumento de recursos en otras áreas dedicados a la mejora de la experiencia de cliente, análisis de insights o creación de nuevos productos o mejora de los actuales.
Experiencia del cliente. La RPA mejora la experiencia de cliente desde diversos puntos de vista
- Más información, más confiable y en tiempo real.
- Mayor rapidez en el servicio prestado.
- Más calidad del producto o servicio final.
- Reducción de costes que puede ser repercutida en el coste final del servicio.
- Posibilidad de interactuar para verificar, validar o modificar el servicio.
¿Cómo aplico la RPA en mi empresa?
Es posible que, como consecuencia de todo lo que te hemos estado explicando, hayas identificado puntos en los que tu empresa podría generar nuevo valor para el cliente, los accionistas o los empleados, y quieras explorar la posibilidad de su implementación.
Lo recomendado para ello iniciar un proceso de identificación de procesos susceptibles de ser automatizados, en su totalidad o en parte, teniendo en cuenta los recursos actuales y futuros de tu empresa, y hacerlo con alguien que tenga experiencia previa en el campo.
Si en la actualidad utilizas Microsoft Dynamics 365, podrás encontrar rápidamente recursos para la automatización de determinadas tareas mediante el uso de Power Automate, incluido en tu licencia de Dynamics.
Sin embargo, la automatización no es una solución gratuita. Su implementación conlleva costes, inicialmente altos, para su planificación y diseño. De este diseño depende que se alcancen los objetivos deseados sin inversiones importantes para su remodelación a posteri.