Microsoft Dynamics 365 Business Central se ha consolidado como una solución ERP robusta y flexible para pequeñas y medianas empresas de Latinoamérica que buscan automatizar su contabilidad, logística y finanzas sin asumir la complejidad de plataformas corporativas como Finance & Operations.
Uno de los pilares de su funcionalidad es la gestión de inventarios y, dentro de ella, la correcta valoración contable del stock, fundamental para cumplir con las NIIF y optimizar la rentabilidad del negocio.
Métodos de valoración disponibles en Business Central
En Business Central, la valoración de inventarios se configura por producto (o por ítem), mediante la selección del método de coste. Estos son los métodos soportados nativamente por el sistema:
Método disponible | Descripción técnica | Permitido por NIIF |
FIFO | El primer costo registrado se asigna al primer artículo vendido | ✅ |
Promedio | El costo se promedia tras cada entrada (promedio móvil) | ✅ |
Costo estándar | Se define un valor fijo para cada ítem, con registro de variaciones | ✅ |
Identificación específica | Se asigna el costo exacto de cada unidad, por número de serie o lote | ✅ |
LIFO | Obsoleto / solo disponible en versiones antiguas o localizaciones específicas | ❌ (prohibido por NIIF) |
Importante: en entornos NIIF, como Colombia y República Dominicana, no debe utilizarse LIFO, aunque esté disponible en ciertas localizaciones o versiones heredadas.
Configuración del método de valoración en Business Central
La selección del método se realiza en la ficha del producto:
Ruta:
Almacén > Productos > Tarjeta de ítem > Campo “Método de coste”
Una vez seleccionado el método, no puede modificarse directamente si el ítem ya ha tenido movimientos contables. En caso de cambio necesario, se recomienda:
- Bloquear el ítem original.
- Crear un nuevo ítem con el método correcto.
- Transferir existencias si procede, con los ajustes contables debidos.
Consideraciones específicas para cada método
FIFO
- El sistema calcula automáticamente qué entradas deben asignarse a cada salida.
- Compatible con gestión de lotes y fechas de vencimiento.
- Ideal para empresas con productos perecederos, como agroindustria o farmacéutica.
Promedio
- Recalcula el costo medio después de cada entrada.
- No depende de la fecha de las entradas anteriores.
- Recomendado para negocios con alta rotación, como ferreterías, distribuidores eléctricos, importadores de repuestos.
Costo estándar
- Requiere definir previamente el costo de cada producto.
- Las diferencias entre el costo real y el estándar se contabilizan como variación de coste, facilitando el análisis de eficiencia.
- Útil para procesos productivos simples o empresas que requieren presupuestación rígida.
Identificación específica
- Requiere gestionar números de serie o lotes.
- Se asigna cada entrada a su respectiva salida de forma directa.
- Utilizado en sectores donde cada unidad tiene un valor particular: tecnología, equipos médicos, automóviles, etc.
Integración con contabilidad y cumplimiento NIIF
Business Central está diseñado para que el costo del inventario se refleje automáticamente en la contabilidad general, cumpliendo los principios de:
- Correspondencia de ingresos y costos (reconocimiento del costo en el momento de la venta).
- Valoración realista del activo corriente (valor razonable del inventario).
- Trazabilidad total de los movimientos contables.
En cada transacción de venta, consumo o ajuste, el sistema genera automáticamente el asiento contable correspondiente en base al método configurado.
Recomendaciones clave para la implementación en LATAM
- Elegir el método correcto al liberar el producto: esta decisión es crítica y debe tomarse tras un análisis conjunto de logística, contabilidad y fiscalidad.
- Evitar el uso de métodos incompatibles con NIIF (como LIFO): aunque algunas localizaciones lo permitan, no debe utilizarse en Colombia ni en República Dominicana.
- Activar seguimiento por número de lote o serie cuando se utilice identificación específica: esto garantiza trazabilidad y cumplimiento normativo en sectores regulados.
- Revisar periódicamente los costos estándar y realizar ajustes de variación: especialmente importante en entornos inflacionarios o con alta dependencia de insumos importados.
- Conciliar periódicamente inventario y contabilidad: para evitar diferencias entre saldos contables y físicos que puedan generar observaciones en auditoría.
Conclusión técnica
Business Central permite a las pymes de Colombia y República Dominicana gestionar sus inventarios de forma profesional, conforme a estándares internacionales, y con una trazabilidad clara entre las operaciones físicas y los efectos contables. Su enfoque modular permite empezar con un esquema sencillo (por ejemplo, promedio o FIFO), e ir escalando hacia modelos más sofisticados como costo estándar o seguimiento por lotes, según crece la complejidad del negocio.
Restricciones funcionales en la elección del método de coste en Business Central
La elección del método de coste en Business Central no es un parámetro trivial, ya que está directamente vinculado a la forma en que el sistema genera:
- Asientos contables automáticos
- Cálculo del costo de ventas
- Valoración del inventario en el balance
- Análisis de márgenes y rentabilidad
Una vez que un producto ha tenido movimientos contables asociados a inventario (entradas, salidas, ajustes o consumos), no se puede cambiar su método de valoración directamente. Esta es una de las principales restricciones que todo implementador o usuario avanzado debe conocer.
¿Dónde se define el método de coste?
El método se configura en la tarjeta del ítem:
Ruta en Business Central:
Almacén > Productos > Tarjeta del ítem > Campo “Método de coste”
Las opciones disponibles suelen ser: FIFO, Promedio, Costo estándar, Identificación específica. En algunas localizaciones o versiones antiguas puede aparecer LIFO, pero no debe utilizarse en entornos NIIF.
¿Qué pasa si el ítem ya tiene movimientos?
Una vez que un producto:
- Ha sido comprado con afectación contable
- Se ha vendido o transferido
- Ha sido inventariado o ajustado
- Ha sido consumido en producción
…ya tiene movimientos registrados en el histórico del sistema, por lo tanto no es posible cambiar su método de coste.
Intentar hacerlo genera errores de validación del sistema y comprometería la integridad contable de los datos.
Alternativas válidas si se necesita cambiar el método
En caso de haber definido mal el método, el procedimiento correcto es:
- Bloquear el producto original para evitar nuevos movimientos.
- Crear un nuevo producto con el método de coste correcto.
- Transferir físicamente el stock existente al nuevo ítem, con ajustes contables y documentales adecuados.
- Actualizar listas de materiales (BOM) o referencias cruzadas si se usa en producción.
- Notificar a contabilidad y auditoría del procedimiento realizado.
Este enfoque permite mantener trazabilidad y coherencia contable sin violar las restricciones del sistema.
Consideraciones adicionales
- En entornos regulados (por ejemplo, farmacéutico), este tipo de cambios puede requerir revisión por parte de auditoría externa o interna.
- Si se están utilizando productos genéricos para múltiples líneas, conviene revisar si debe separarse la codificación por tipo de coste (por ejemplo, mismo producto en FIFO para venta y en estándar para producción interna).
- La configuración del método de coste también puede influir en los informes de valoración para la DIAN (Colombia) o la DGII (República Dominicana), especialmente en declaraciones de activos, costos deducibles y devoluciones.
Particularidades del método promedio móvil en Business Central
El método de coste promedio en Business Central corresponde técnicamente a un promedio móvil. Esto significa que el sistema recalcula automáticamente el costo promedio del producto cada vez que se registra una entrada de inventario. Este comportamiento es muy distinto a un promedio periódico o calculado al final del periodo.
Cada nueva entrada con un costo diferente modifica el promedio acumulado, que se aplica luego a todas las salidas posteriores hasta que haya una nueva entrada.
Este método es especialmente útil en pymes de Colombia o República Dominicana que operan con productos homogéneos, alta rotación o compras frecuentes con precios variables (como ferreterías, importadores o distribuidores mayoristas).
Lógica operativa del cálculo
Cuando se registra una entrada (por compra, ajuste o devolución), Business Central actualiza el costo promedio acumulado del producto en base a esta fórmula:
Nuevo costo promedio = (existencias anteriores × costo anterior + nuevas unidades × costo nuevo) ÷ total de unidades
Este nuevo costo promedio se aplicará automáticamente a todas las salidas siguientes hasta la próxima entrada.
El sistema también recalcula de forma retroactiva los movimientos de salida si estos han quedado pendientes de ser valorados (por ejemplo, si se ha vendido antes de registrar la compra).
Requisitos técnicos y consideraciones
Business Central requiere que los movimientos de inventario estén completamente registrados y valorados antes del cierre contable. Si existen movimientos sin coste, el sistema puede bloquear la contabilización o generar asientos incompletos.
Este método depende completamente del orden cronológico de los movimientos, por lo que es crucial que las compras, consumos y ventas se registren sin retrasos y en el orden correcto.
Es incompatible con trazabilidad individual por lote o número de serie, ya que se basa en un costo promedio común a todas las unidades. Si se requiere trazabilidad exacta, debe utilizarse Identificación específica.
Cierre y ajuste del periodo
Para garantizar la correcta valoración contable del inventario, se recomienda ejecutar periódicamente el proceso de “ajuste de coste de productos”, disponible en:
Coste del producto > Procesos > Ajustar coste de productos/entradas
Este proceso fuerza al sistema a recalcular y cerrar el coste de todas las transacciones del periodo, evitando diferencias entre inventario y contabilidad general.
Además, es buena práctica realizar el informe de “revaloración de existencias” antes del cierre mensual para validar que no haya productos con coste en cero o inconsistencias.
Ventajas prácticas en el entorno LATAM
- Simplifica el control contable cuando hay múltiples proveedores y variabilidad de precios de importación
- Minimiza desviaciones al mantener una base de coste promedio que amortigua los cambios abruptos
- Facilita la conciliación contable sin necesidad de identificar entradas específicas
Precauciones clave
- En contextos de inflación alta, puede subestimar el costo de ventas, afectando el margen real y generando mayor carga impositiva
- No debe usarse en productos con alta sensibilidad regulatoria donde se exija trazabilidad unitaria
- Requiere control documental riguroso en compras y ajustes, para evitar distorsiones por entradas duplicadas o mal valoradas
Gestión del costo estándar en Business Central
El método de costo estándar en Business Central permite valorar el inventario y calcular el costo de ventas utilizando un valor fijo previamente establecido para cada producto. Este valor no se modifica automáticamente, aunque las compras o los costos reales cambien. En su lugar, las diferencias entre el costo estándar y el costo real se registran como variaciones de coste, lo que permite realizar un control detallado de eficiencia y desviaciones.
Esta metodología es especialmente útil en entornos manufactureros o de distribución estructurada, donde existe un patrón de costos conocido y repetitivo, como en zonas francas, procesos de ensamblaje, producción cosmética o alimentos procesados.
Configuración inicial del costo estándar
El costo estándar se define en la tarjeta del producto, en el campo “Costo estándar”, únicamente cuando el método de coste asignado es “Estándar”. Este valor debe establecerse antes de que el producto tenga movimientos contables, de lo contrario será necesario ejecutar un proceso de revalorización.
Ruta para configurar:
Almacén > Productos > Tarjeta del ítem > Método de coste: Estándar > Campo: Coste estándar
Es importante considerar que este valor no solo afecta el inventario, sino también la forma en que el sistema calcula el coste al consumir productos en producción, ventas o ajustes.
Revisión y actualización del costo estándar
La revisión del costo estándar debe realizarse de forma periódica (al menos trimestral o semestral), especialmente en contextos con variabilidad de precios de insumos, inflación o cambios en la estructura de costos.
Si es necesario modificar el costo estándar de un producto que ya tiene movimientos, se debe ejecutar el proceso de revalorización de existencias para ajustar contablemente la diferencia entre el inventario registrado y el nuevo valor definido.
Este proceso se realiza desde:
Coste del producto > Procesos > Revalorización de existencias
Aquí se debe seleccionar el producto, definir el nuevo valor estándar y especificar la fecha efectiva de aplicación. El sistema generará los movimientos contables de ajuste necesarios.
Registro de variaciones de coste
Business Central genera movimientos automáticos de variación de coste cuando:
- El producto es comprado a un precio diferente del costo estándar
- Se registra producción con componentes cuyo costo real difiere del planificado
- Se ajusta o revaloriza manualmente el inventario
Estas variaciones se contabilizan en cuentas específicas definidas en la configuración contable del inventario y son fundamentales para el análisis de rentabilidad y control presupuestario.
Es posible analizar estas desviaciones desde el informe:
Coste del producto > Informes > Análisis de variaciones de coste
Este reporte permite ver desviaciones por ítem, por proveedor o por centro de coste, facilitando la detección de ineficiencias o desviaciones crónicas.
Recomendaciones clave
- Definir el costo estándar sobre la base de un estudio técnico y financiero riguroso, que incluya materias primas, mano de obra y gastos indirectos
- Establecer una política clara de revisión periódica del costo estándar, validada por finanzas y operaciones
- Documentar los procesos de ajuste y mantener trazabilidad en auditorías internas y externas
- Utilizar las variaciones de coste como indicador de eficiencia operativa, no como simple resultado contable
Valoración con identificación específica: lotes, números de serie y trazabilidad en Business Central
El método de identificación específica en Business Central permite asignar a cada unidad de producto su costo individual exacto, basado en el precio de la entrada correspondiente. Para aplicar este método correctamente, es imprescindible utilizar seguimiento por número de lote o número de serie, asegurando la trazabilidad completa desde la entrada hasta la salida.
Este enfoque es indispensable para sectores donde cada artículo tiene un valor particular o donde la regulación exige trazabilidad unitaria: dispositivos médicos, medicamentos, automóviles, tecnología, equipos industriales, cosmética farmacéutica o alimentos funcionales.
Configuración del método de coste
En la ficha del ítem debe asignarse el método de coste Identificación específica. Esta configuración debe realizarse antes de cualquier movimiento, al igual que en los demás métodos.
Ruta:
Almacén > Productos > Tarjeta del ítem > Método de coste: Identificación específica
Activación del seguimiento por número de lote o número de serie
El sistema requiere que se configure el seguimiento obligatorio mediante una ficha de seguimiento (Item Tracking Code), donde se define si el producto será trazado por:
- Números de serie: si cada unidad es única (ej. celulares, computadoras, instrumental médico)
- Números de lote: si las unidades pertenecen a un lote común con propiedades homogéneas (ej. medicamentos, cosméticos, productos químicos)
Ruta para crear el seguimiento:
Almacén > Configuración > Códigos de seguimiento de ítems
En esta ficha se define si el número de lote o serie será obligatorio en compras, ventas, consumo interno, transferencias o producción.
Una vez asociado este código a la tarjeta del ítem, todas las transacciones exigirán el ingreso de número de lote o número de serie. Esto asegura trazabilidad completa del costo asociado a cada unidad.
Valoración contable con identificación específica
Cuando se utiliza este método, cada salida de inventario (venta, consumo, ajuste) debe referenciar directamente a una entrada específica mediante su número de lote o serie. El sistema toma exactamente el costo de esa entrada para registrar:
- El costo de ventas
- El asiento contable del inventario
- La actualización del valor del stock restante
No hay cálculo de promedio ni lógica FIFO. Cada unidad tiene un historial de entrada y coste único.
Esto permite:
- Conocer el margen por unidad vendida, algo crítico en productos de alto valor
- Cumplir con normativas sanitarias o aduaneras sobre trazabilidad
- Validar el historial completo en auditorías o devoluciones
Informes clave y auditoría
Desde la ficha del producto o desde los movimientos contables, el usuario puede rastrear cada número de serie o lote, identificando:
- Fecha de entrada
- Documento de compra o producción que originó el ingreso
- Documento de venta, consumo o transferencia que originó la salida
- Coste exacto asociado a cada unidad
Estos datos se pueden consultar desde:
Almacén > Consultas > Seguimiento de número de serie/lote
Almacén > Informes > Registro de entradas y salidas
Recomendaciones prácticas
- No utilizar este método para productos de bajo valor o alta rotación: la carga operativa no compensa el nivel de control
- Asegurar la captura del número de lote o serie en todas las etapas: compra, recepción, producción, venta
- Configurar reglas de validación estrictas para evitar errores en el ingreso de datos
- Integrar con escáneres o lectores de códigos de barras si el volumen de datos es alto
Conciliación de inventario y contabilidad: informes clave en Business Central
En Business Central, el inventario forma parte de los activos circulantes y, por tanto, su valor debe estar correctamente reflejado tanto en los módulos de operaciones como en la contabilidad general (libro mayor). Sin embargo, esto no siempre ocurre automáticamente si no se ejecutan los procesos de ajuste, cierre y validación adecuados.
Uno de los errores más comunes en implementaciones deficientes es asumir que la contabilidad siempre refleja correctamente los movimientos del inventario. La realidad es que los módulos de inventario y contabilidad están integrados, pero no sincronizados en tiempo real, por lo que es fundamental ejecutar procesos periódicos de conciliación.
Proceso de ajuste de coste y cierre de periodo
El primer paso para asegurar la correcta conciliación es ajustar los costes pendientes. Esto se realiza con el proceso:
Coste del producto > Procesos > Ajustar coste de productos/entradas
Este ajuste recalcula el costo real de todas las entradas y salidas de inventario, incluyendo:
- Compras con facturación posterior
- Producción que no ha sido cerrada completamente
- Consumos o ventas sin coste asignado por diferencia de fechas
Es buena práctica ejecutar este proceso diariamente en empresas con alto volumen, o mensualmente antes del cierre contable, para evitar asientos incompletos o movimientos pendientes.
Informe de conciliación de inventario
Business Central ofrece un informe específico para validar que el valor del inventario coincide con el saldo contable de la cuenta de inventario en el libro mayor.
Ruta:
Informes de inventario > Informe de conciliación de inventario con contabilidad
Este informe permite:
- Comparar el valor del inventario por producto, grupo o almacén
- Ver las diferencias entre los módulos de inventario y contabilidad
- Identificar productos con movimientos sin coste
- Analizar fechas de corte contable y operativa que puedan no coincidir
Es fundamental que este informe se ejecute antes del cierre mensual, especialmente si se trabajan en entornos multimoneda o con procesos de producción complejos.
Otras herramientas de análisis y validación
Además del informe de conciliación, Business Central ofrece otros recursos que ayudan a detectar problemas en la valoración contable del inventario:
- “Resumen de valoración de inventario”: muestra el valor por producto y almacén, con el método de coste aplicado
- “Informe de productos sin coste”: útil para detectar movimientos pendientes o ítems mal configurados
- “Historial de revalorización”: permite auditar ajustes manuales de coste o cambios de valor estándar
- “Historial de movimientos contables del ítem”: útil para ver los asientos exactos generados por cada transacción de inventario
Todos estos informes pueden exportarse, filtrarse y agruparse por fechas, almacenes, grupos de productos o categorías, lo que facilita su uso en procesos de auditoría.
Recomendaciones clave
- Establecer una política clara de cierre de inventario y contabilidad, con responsabilidades y calendario definidos
- Ejecutar el ajuste de coste antes de cerrar cada mes, para evitar diferencias entre los módulos
- Usar los informes de conciliación como documentación de respaldo ante auditorías
- Verificar regularmente que las cuentas contables de inventario estén correctamente configuradas por grupo contable de producto
Limitaciones operativas relevantes de Business Central en entornos LATAM
Aunque Dynamics 365 Business Central es una herramienta potente y flexible para la gestión de inventarios en pymes, existen limitaciones funcionales importantes que deben tenerse en cuenta en implementaciones en Latinoamérica. Estas limitaciones no impiden la operación, pero sí requieren una planificación técnica más precisa, desarrollo adicional o la adopción de extensiones de localización para cumplir con requerimientos normativos y de control interno más exigentes.
1. No permite múltiples métodos de coste por almacén o variante
Business Central permite asignar un único método de coste por producto. Esto representa una restricción en escenarios donde:
- Un mismo producto se gestiona con distinta lógica según el país, almacén o línea de negocio
- Se desea usar FIFO para la venta local y Promedio para el canal exportador
- Se quiere usar estándar para producto terminado y promedio para materia prima
Esto obliga a duplicar productos y separar contablemente las variantes, lo cual complica la gestión si no se planifica desde el inicio del proyecto.
2. Gestión limitada de revalorizaciones masivas
Cuando se requiere revisar y ajustar los costos estándar de múltiples ítems, Business Central no proporciona una herramienta nativa para modificar estos valores en bloque de forma controlada. Este proceso suele requerir:
- Uso de plantillas de configuración
- Carga mediante Excel o interfaces
- Revisión manual producto por producto
Esto puede ser un cuello de botella en industrias con gran número de referencias y alta rotación, especialmente en manufactura, moda o electrónica.
3. Seguimiento por lote o número de serie sin lógica avanzada
El sistema ofrece seguimiento básico por lote o número de serie, suficiente para trazabilidad contable y fiscal, pero limitado en cuanto a:
- Lógica de reserva automática por fecha de caducidad (FEFO)
- Ubicaciones múltiples con reglas de prioridad de lote
- Controles de calidad o cuarentena por lote
- Bloqueo de lotes según criterios sanitarios o auditorías
Empresas reguladas o con exigencias de control farmacéutico, cosmético o alimentario necesitarán extensiones ISV o desarrollos personalizados.
4. Necesidad de localizaciones para cumplir con DIAN y DGII
Business Central no incorpora de forma nativa todas las exigencias fiscales y contables locales de Colombia o República Dominicana. Para que la valoración del inventario se refleje correctamente en:
- Declaraciones de renta o activos
- Informes exigidos por la DIAN o la DGII
- Conciliaciones con libros fiscales
- Registros auxiliares requeridos por normativas locales
…es imprescindible implementar una localización fiscal (por ejemplo, la de Go2Latam, Artware, SION o similares), que habilite:
- Formatos oficiales
- Códigos contables obligatorios
- Procesos fiscales alineados con el marco tributario local
5. Requiere disciplina operativa y procesos bien definidos
La lógica de valoración de inventario en Business Central depende estrictamente del orden, la calidad y la completitud de los movimientos registrados. Esto significa que:
- Facturas registradas fuera de fecha pueden distorsionar el promedio
- Omisiones en la asignación de números de lote invalidan la trazabilidad
- Ajustes manuales pueden generar diferencias si no se controlan adecuadamente
La herramienta es sólida, pero no es tolerante a errores operativos, por lo que la capacitación y la documentación interna son fundamentales.
Recomendaciones para mitigar estas limitaciones
- Diseñar correctamente la codificación de ítems desde el inicio, evitando múltiples métodos por producto
- Implementar localizaciones certificadas por Microsoft y probadas en tu país
- Documentar procedimientos operativos, especialmente en recepción, facturación y ajustes
- Realizar auditorías mensuales de inventario vs. contabilidad para prevenir desajustes
- Considerar desarrollos a medida solo cuando se justifique por exigencias regulatorias o sectoriales específicas