Aprovechar Microsoft Copilot dentro de Outlook significa disponer de un asistente personal que escribe, resume, agenda y recuerda por ti, apoyándose en modelos de IA generativa y en el Microsoft Graph para entender el contexto de cada hilo. Desde el panel de lectura puedo solicitar borradores completos, obtener un resumen con tareas pendientes o programar una reunión sin abandonar el mensaje.
La versión actual incorpora Email Coaching, que analiza tono, claridad y sentimiento antes de pulsar Enviar, y ofrece ajustes en segundos —ideal para comunicaciones sensibles con clientes o dirección.
Con la actualización de junio 2025 las funciones de Copilot se extienden a todas las cuentas conectadas, incluidas Gmail, Yahoo e iCloud, siempre que la sesión cuente con una suscripción Copilot o créditos de IA. Esto convierte a Outlook en un concentrador universal de productividad, sin importar el proveedor de correo que utilices.
Además, el rediseño de primavera introduce los Copilot Notebooks, espacios de trabajo que agrupan correos, archivos y notas para proyectos continuos, con resúmenes dinámicos y generación de tareas automáticas.
En las secciones que siguen detallaré cómo sacar partido a estas capacidades —redacción asistida, resúmenes inteligentes, recordatorios proactivos, planificación de reuniones y flujos colaborativos— acompañadas de pro tips prácticos para que tu bandeja de entrada se convierta en un motor de productividad diaria.
Redacción asistida y Email Coaching
Copilot convierte el cuadro de redacción de Outlook en un generador de correos a la carta. Pulso el icono de Copilot → Draft with Copilot, describo en pocas palabras la intención («Confirma asistencia al evento y solicita dietas») y en segundos recibo un borrador completo. Puedo ajustar tono (formal, amigable, persuasivo), extensión (breve, detallado) o pedir una nueva versión sin reescribir el prompt.
La función Email Coaching actúa como editor personal. Basta con que el mensaje supere las 100 palabras: al seleccionar Coaching by Copilot, la IA analiza tono, claridad y sentimiento y muestra sugerencias concretas (elimina jerga, simplifica frases largas, suaviza expresiones demasiado severas). Puedo aplicar cada mejora individualmente o todas a la vez, con un clic.
Cada ajuste se basa en el contexto real del hilo. Copilot se alimenta del Microsoft Graph para entender destinatarios, relación previa y urgencia; así recomienda un saludo menos formal si escribo a un compañero habitual, o un tono más asertivo cuando la acción es crítica para un cliente.
Compatibilidad ampliada en la actualización de junio 2025. Desde esta versión, las funciones de redacción y coaching también están disponibles cuando uso cuentas de Gmail, Yahoo o iCloud en el nuevo Outlook, siempre que disponga de licencia Copilot.
PRO TIP
Crea una plantilla de tono en Configuración → Redacción (por ejemplo, “consultivo-proactivo”) y añade al prompt: «Redacta este correo con tono {plantilla}». Con ello mantienes coherencia de marca sin editar manualmente cada mensaje y solo necesitas actualizar la plantilla si tu estrategia de comunicación cambia.
Resúmenes de hilos y adjuntos
Con el botón Summarize Copilot condensa cualquier conversación en Outlook en segundos. Basta abrir el hilo y pulsar el icono en la barra superior para recibir un párrafo con los puntos clave, decisiones tomadas, preguntas abiertas y tareas pendientes, cada una enlazada al mensaje original para navegar sin perder contexto.
Los archivos adjuntos tampoco se escapan al resumen. En el nuevo Outlook aparece la opción “Summarize a file” cuando el correo incluye un Word, PowerPoint o PDF; Copilot lee el documento—hasta 40 000 palabras en presentaciones—y muestra un resumen con apartados, conclusiones y acciones sugeridas directamente en el panel de lectura.
Todo el contenido generado es editable y reutilizable. Puedo copiar el resumen a Teams, pegarlo en OneNote o convertir las tareas detectadas en elementos de Microsoft To Do sin salir del mensaje, gracias a la integración nativa con el Microsoft Graph.
PRO TIP
Añade al asunto la etiqueta #brief cuando envíes documentos internos; Copilot priorizará la opción Summarize nada más abrir el mensaje y tus compañeros obtendrán la esencia del archivo al instante, reduciendo lecturas innecesarias y acelerando la toma de decisiones.
Recordatorios y seguimiento automáticos
Copilot detecta promesas, peticiones y tareas ocultas en tus correos y las convierte en recordatorios accionables. Cuando en un hilo aparece la frase «te paso el informe el viernes» o «¿puedes revisarlo?», la IA lo clasifica como Commitment, Request o Follow-up y muestra un banner con dos opciones: Done o Remind me. Al elegir Remind me, la tarea se crea en Microsoft To Do y programa una alerta para la fecha sugerida —todo sin que abandone la vista de lectura.
Redacción guiada de correos de seguimiento
Desde la misma tarjeta puedo pulsar Draft follow-up with Copilot: se genera un correo que incluye asunto, cuerpo persuasivo y, si procede, adjunta el documento pendiente. Para recordatorios de pago, Copilot añade automáticamente importe, vencimiento y enlace de pago, gracias a la conexión con Copilot for Finance, evitando copiar-pegar datos del ERP.
Sugerencias de líneas de asunto impactantes
Antes de enviar el mensaje, activo Improve subject line y Copilot propone títulos que maximizan la tasa de apertura —por ejemplo, «Seguimiento rápido: informe Q2 pendiente»— basados en buenas prácticas de marketing.
Priorización inteligente de la bandeja
En vistas con mucho tráfico, selecciono Prioritize my inbox: Copilot analiza urgencia y relevancia y mueve los correos críticos a la parte superior, combinando la IA con la lógica de Focused Inbox para que nada importante se pierda entre notificaciones menores.
Flujo completo de seguimiento
- Detección de compromiso en el hilo.
- Creación automática de tarea y recordatorio en To Do.
- Redacción del correo de seguimiento con datos contextuales.
- Programación opcional de un segundo aviso si el destinatario no responde en X días.
Con este ciclo cierro tareas al primer intento, reduzco olvidos y mantengo a los clientes al tanto sin esfuerzo manual.
PRO TIP
Escribe directamente en el cuerpo del mensaje “/remind me next week si no responden”. Copilot añadirá la tarea en To Do y programará la alerta para dentro de siete días, de modo que no tendrás que volver a la conversación hasta que la IA te lo recuerde.
Planificación inteligente de reuniones
“Schedule with Copilot” aparece en la barra superior cuando abro un hilo de correo. Al activarlo, Copilot analiza la conversación, propone un título, redacta la agenda y adjunta el propio hilo como referencia, además de añadir automáticamente a los participantes del correo como asistentes. Solo reviso los detalles, ajusto la franja y envío la invitación en segundos.
Cuando prefiero una interacción por chat, basta con escribir «Programa 30 min con Bárbara la próxima semana para revisar el informe de ventas Q1». Copilot comprueba los calendarios de todos los asistentes, sugiere horarios compatibles y crea el evento con enlace de Teams, todo desde el panel lateral.
El asistente genera y formatea la agenda con un simple “/” en el cuadro de texto; puedo pedir que inserte archivos recientes gracias a Context IQ, evitando búsquedas manuales.
La invitación aprovecha la nueva vista unificada de disponibilidad del Scheduling Assistant, con líneas más claras y una barra de disponibilidad combinada que facilita identificar huecos incluso en equipos grandes.
Si la conversación carece de información suficiente, Copilot mantiene el asunto original y me pide completar la agenda de forma manual, garantizando que nunca envíe invitaciones vacías.
PRO TIP
Incluye en tu prompt la frase «añade el hilo como adjunto y etiqueta la reunión como Prioridad Alta». Copilot insertará el historial completo, marcará la prioridad y, si tu inquilino lo permite, habilitará automáticamente la grabación en Teams para que la sesión quede documentada de principio a fin.
Copilot Notebooks (Wave 2 2025)
Copilot Notebooks es tu espacio de trabajo impulsado por IA: reúno chats, correos, archivos de Microsoft 365, notas de reuniones, enlaces externos y cualquier referencia relevante en un único cuaderno y, a partir de ahí, genero respuestas, resúmenes y recomendaciones ajustadas al contenido que voy añadiendo. Cada vez que incorporo un nuevo fichero o mensaje, el cuaderno se actualiza en tiempo real, de modo que la información y las ideas evolucionan al ritmo del proyecto.
Cómo crear y alimentar un Notebook
- Accedo a com/copilot con mi cuenta profesional.
- Selecciono Notebooks → New notebook, asigno un nombre y empiezo a añadir referencias: buscar dentro de la organización, cargar documentos o arrastrar desde OneDrive; Copilot incluso sugiere archivos relacionados.
- Planteo preguntas («Resume los riesgos del proyecto») o pido borradores basados en todas las fuentes; las respuestas quedan ancladas dentro del Notebook para consulta futura.
Funciones destacadas
- Audio briefings: genero cápsulas de voz con la última actualización y las envío al equipo; ideal para revisar avances camino a una reunión.
- Insights dinámicos: Copilot identifica temas clave, tareas emergentes y próximos pasos conforme crece el cuaderno.
- Colaboración viva: comparto el Notebook como cualquier archivo de Microsoft 365 y todos los cambios se reflejan al instante.
Disponibilidad y requisitos
Copilot Notebooks pasó a disponibilidad general con la Wave 2 de primavera 2025; basta con tener licencia Microsoft 365 Copilot y servicio de SharePoint u OneDrive habilitado. No está disponible para cuentas personales.
Beneficios inmediatos
- Centralizo todos los recursos de un proyecto sin perder versiones.
- Obtengo respuestas y borradores basados en el material real, no en suposiciones.
- Mantengo al equipo alineado con briefings automáticos y actualizaciones continuas.
PRO TIP
Activa la opción “Get an audio overview” y programa en Outlook un evento diario a las 8 h que envíe el audio briefing del Notebook al canal de Teams del proyecto. Así cada integrante recibe un resumen de voz actualizado antes de empezar la jornada, sin leer correos ni abrir archivos.
Integración con Teams y Microsoft 365
Copilot conecta Outlook con el resto del ecosistema Microsoft 365 para que la información fluya sin saltar de aplicación. Cuando leo un mensaje crítico, selecciono Share to Teams y el correo, con sus adjuntos, aparece en el canal o chat que elija; en el hilo resultante puedo pedir “Resume esta conversación” y Copilot genera los puntos clave, decisiones y tareas en tiempo real.
Durante las reuniones de Teams, Copilot resume quién dijo qué, acuerdos y acciones; al terminar, ese resumen se envía automáticamente al organizador y queda adjunto al evento de calendario, de modo que todos los asistentes lo encuentran también en su Outlook.
En entornos de Business Central y Dynamics 365 Finance dispongo del add-in de Contact Insights: al redactar un correo veo saldo, facturas vencidas y puedo adjuntar el PDF de una factura o crear un presupuesto sin abandonar Outlook, todo aprovechando la misma inteligencia que me guía en Teams y Excel.
PRO TIP
Configura un Quick Step “Resume y comparte” que:
- Lanza Summarize sobre el hilo,
- Copia el resumen al portapapeles,
- Ejecuta Share to Teams y pega el texto en el mensaje.
Con una sola tecla entregas a tu equipo —dentro de Teams— un extracto listo para actuar, sin reescribir ni mover archivos.
Otras funcionalidades de Copilot en Outlook que quizás no conocías
- Catch up inteligente – Con el comando Catch up with Copilot obtengo un panel que resume los correos llegados en la última semana, los agrupa por urgencia y me muestra primero los que requieren acción. Ideal para reincorporarme tras un viaje o fin de semana.
- Búsqueda conversacional dentro del correo y calendario – En Chat with Copilot puedo pedir «¿Qué mails mencionan el proyecto Orion y tienen adjuntos?» o «Muéstrame los mensajes de Marta con tareas pendientes»; la IA cruza mensajes, eventos y To Do en una sola respuesta.
- Bloques de enfoque automáticos – Escribo «Bloquea mañana de 10 a 12 h para trabajo profundo» y Copilot sugiere la franja, crea la cita y la etiqueta como Focus Time en Outlook y Viva Insights.
- Themes by Copilot – Desde Settings → Appearance activo temas generados por IA; basta indicar “atardecer mediterráneo” o elegir una plantilla predefinida y Outlook aplica un fondo dinámico que se actualiza a diario.
- Traducción y respuestas multilingües – Tras redactar o recibir un mail, pulso Translate para convertirlo al idioma deseado; si respondo con Copilot, la IA adapta tono y contenido manteniendo el formato original.
- Encuestas exprés con Forms – Ordeno «Crea una encuesta rápida de disponibilidad para el jueves» y Copilot abre el panel de Poll ya rellenado; solo reviso preguntas y la inserta lista para obtener votos sin salir del correo.
- Prompts programados – En la barra lateral puedo pedir: «Cada lunes a las 8 h envíame un resumen de correo no leído»; Copilot agenda el prompt y me entrega el briefing automáticamente hasta 15 veces antes de requerir renovación.
- Respuestas sugeridas con un toque – Cuando un mail admite contestación corta, Copilot propone botones como «De acuerdo», «Lo reviso y te cuento» o genera una réplica completa a partir de un esbozo, ahorrando tecleo repetitivo.
- Organiza mi bandeja – Además de priorizar, el prompt «Organiza mi inbox por proyecto» clasifica correos en carpetas o categorías usando IA y la opción Organize my inbox, de modo que encuentro todo por iniciativa, cliente o fase.
- Programación de Focus Time y no-meeting days – Solicito «Configura un día sin reuniones para el equipo de marketing» y Copilot, integrado con Viva Insights, envía invitaciones bloqueando agendas y reduciendo la fatiga de reuniones.
Conclusiones prácticas y próximos pasos
Copilot en Outlook está listo para multiplicar tu productividad diaria —solo necesitas activarlo, medir su impacto y escalar la adopción con datos en la mano. A continuación te detallo los pasos esenciales y las métricas que suelo monitorizar para demostrar el retorno en pocas semanas.
Activa Copilot en menos de una hora
- Comprueba la licencia : asegúrate de contar con Microsoft 365 Copilot (30 USD/usuario/mes) sobre un plan E3/E5 o Business Standard/Premium.
- Actualiza Outlook a la versión más reciente (web o nueva app de Windows) y verifica que el botón Copilot aparezca en la cinta Inicio. Si no lo ves, ve a Archivo → Opciones → General y marca Enable Microsoft 365 Copilot.
- Habilita cuentas externas: desde la actualización de junio 2025, Gmail, Yahoo e iCloud también pueden usar Copilot siempre que inicies sesión con tu identidad corporativa.
- Reinicia Outlook; el icono de Copilot quedará activo en el panel de lectura y en la ventana de redacción. Si sigues sin verlo, fuerza la actualización de Office y vuelve a iniciar sesión.
Establece la línea base y mide el impacto
KPI | Antes de Copilot | Objetivo 30 d |
Minutos diarios dedicados a redactar correos | 60 min | 30 min |
Correos resumidos por usuario | 0 | 10/sem |
Recordatorios creados automáticamente | 0 | 5/sem |
- Cómo medirlo:
- Copilot Dashboard en Viva Insights ofrece métricas de Copilot-assisted hours y adopción por equipo.
- Estudios recientes muestran una media de 26 minutos ahorrados al día y picos de hasta una hora en perfiles administrativos.
- Empresas como Vodafone ya reportan 3 h semanales recuperadas por empleado.
Refuerza la adopción
- Grupo piloto: empieza con 20–30 usuarios de ventas y administración; recopila sus flujos favoritos y refina la guía interna de prompts.
- Formación express: un taller de 60 min sobre Draft, Summarize y Follow-up cubre el 80 % de los casos de uso.
- Seguimiento en vivo: comparte cada lunes el panel del Copilot Dashboard en Teams; ver los minutos ahorrados engancha a los rezagados.
Escala y optimiza
Una vez superada la fase piloto, extiende Copilot a toda la organización y automatiza la extracción de métricas: con Viva Insights + Power BI puedes cruzar los Copilot-assisted hours con indicadores de negocio —por ejemplo, ventas cerradas o tickets resueltos— y demostrar el impacto directo.
PRO TIP
Agrega la tarjeta “Copilot Dashboard” al tablón de Teams del departamento y crea un Power Automate que envíe cada viernes un PDF con los minutos ahorrados, los correos resumidos y los borradores generados. Convertirás la mejora de productividad en un marcador visible y motivador que acelera la adopción sin campañas de e-mail ni reuniones extra.