Como responsable de implantar soluciones de Microsoft Dynamics 365 Business Central, sé que el éxito en tu departamento comercial depende de dos factores: agilidad operativa y precisión en la información. Copilot combina inteligencia artificial generativa y automatización contextual para impulsar ambos pilares, desde la primera cotización hasta el cobro final.
En este artículo te guiaré, paso a paso, por todas las funcionalidades añadidas de Copilot que ya puedes activar —y las que llegarán en próximas olas— para transformar el proceso quote-to-cash. Verás cómo generar descripciones de producto en segundos, crear presupuestos por voz, automatizar la entrada de pedidos desde el correo y anticipar riesgos de retraso o impago antes de que afecten al cliente.
Prepárate para descubrir cómo estas capacidades se traducen en menos clics, documentos coherentes y decisiones más rápidas, y por qué implementar Copilot hoy fortalece tu ventaja competitiva mañana.
Generación automática de contenido comercial
Copilot convierte la ficha del artículo en un generador de textos de marketing. Dentro de la tarjeta simplemente selecciono Redactar con Copilot y recibo varios borradores basados en el nombre, atributos y categoría del producto; basta revisar y aprobar para publicarlos.
Puedo afinar tono, formato y longitud eligiendo opciones como Formal, Creativo, párrafo único o lista de viñetas. Además, es posible indicar qué atributos (color, material, capacidad…) deben resaltarse, lo que mejora la coherencia SEO y la voz de marca en todo el catálogo.
Subir una foto basta para arrancar la ficha. Al cargar la imagen Copilot detecta la categoría adecuada y propone atributos y marketing text inicial, reduciendo al mínimo la entrada manual al crear colecciones grandes.
Cuando tengo la descripción lista, un clic la envía a Shopify junto con imagen, precio e inventario, asegurando que la tienda online quede alineada con Business Central sin tareas repetitivas.
La hoja de ruta de 2024 Release Wave 2 añade la capacidad de rellenar variantes, unidades de medida y sustituciones apoyándose en artículos similares, acelerando aún más el alta de productos y garantizando datos completos antes de la primera venta.
Buenas prácticas para sacar el máximo partido
- Define atributos ricos desde el primer momento: cuantos más datos tenga Copilot, más persuasivo será el texto.
- Configura un tono corporativo fijo para que todas las descripciones mantengan coherencia y mejor posicionamiento.
- Valida siempre el borrador: la IA agiliza, pero la supervisión humana asegura precisión técnica y cumplimiento normativo.
Con estas capacidades paso de invertir minutos a solo segundos por artículo, logro descripciones uniformes y optimizadas para buscadores y acelero la puesta en línea de nuevos productos.
PRO TIP – Generación automática de contenido comercial
Configura en la ficha del artículo un campo personalizado “Tono de marca” (p. ej. “técnico-premium” o “proximidad-sostenible”) y llama ese valor dentro del prompt: «Redacta descripción con tono {Tono de marca}». Así garantizas uniformidad SEO en todo el catálogo y, si tu estrategia cambia, basta con actualizar un solo campo para regenerar miles de textos sin revisarlos uno a uno.
Creación asistida de presupuestos, pedidos y facturas
Copilot sustituye el viejo “rellenar línea a línea” por un flujo conversacional y predictivo. Basta con escribir —o dictar— «carga 50 unidades del cargador DC 150 kW para julio» para que el sistema analice el texto, identifique el cliente y cree el documento con líneas, precios y disponibilidad ya calculados. El corazón de esta magia es Suggest Sales Lines, que acepta texto libre, archivos Excel y prompts guiados, y opera con dos habilidades diferenciadas —Find Products y Fill Document— para completar el pedido en segundos.
El autocompletado inteligente reduce errores y acelera la entrada de datos. Cuando un campo queda vacío (condiciones de pago, método de envío, agente comercial, fecha de vencimiento…), Copilot propone el valor más probable según patrones históricos, de manera que solo confirmo o descarto la sugerencia. Este Autofill ya forma parte de la 2025 Wave 1 y se extiende tanto a tarjetas como a documentos de venta.
La interacción en lenguaje natural abarca todo el ciclo “presupuesto → factura”. Desde el chat lateral puedo lanzar órdenes como «Convierte esta oferta en pedido y márcala urgente» o «Factura todo lo enviado esta semana». Copilot interpreta la intención, ejecuta la acción y muestra un resumen para validación antes de registrar.
Los correos se redactan solos, con resumen incluido. Al enviar la oferta, el cuerpo del mensaje se pre-rellena con una explicación clara —importe, plazo y condiciones— para que el cliente lo entienda sin abrir el PDF adjunto, aumentando la tasa de aceptación.
Buenas prácticas operativas
- Describe siempre las cantidades y unidades en la misma frase para que Suggest Sales Lines reconozca el patrón sin ambigüedad.
- Acepta o ajusta las propuestas de Autofill, alimentan el modelo y afinan futuras sugerencias.
- Revisa el correo generado: personalizar la introducción mantiene un trato humano y refuerza la confianza del cliente.
Con estas capacidades transformo minutos de tecleo en segundos de validación, mantengo coherencia documental y libero tiempo para centrarme en la negociación y el servicio posventa.
PRO TIP – Creación asistida de presupuestos, pedidos y facturas
Crea en Copilot Studio un prompt flow llamado “Oferta express” que combine Suggest Sales Lines + Autofill + envío de correo. Después, añade un botón de acción en la barra del pedido. Con un clic lanzas el flujo: Copilot completa las líneas, propone condiciones, genera el PDF y redacta el correo listo para enviar. Convertirás reuniones telefónicas en presupuestos formales en menos de un minuto.
Sales Order Agent y entrada de pedidos autónoma
Sales Order Agent es el primer agente autónomo que Microsoft incorpora en Business Central para ejecutar de principio a fin la captura de pedidos recibidos por correo electrónico. Monitoriza una bandeja compartida, analiza la petición del cliente, resuelve dudas por e-mail, valida inventario y deja el presupuesto o el pedido listos para tu revisión.
Cómo trabaja detrás de la bandeja de entrada
- Supervisión continua del buzón: un proceso en segundo plano revisa la carpeta ventas@tuempresa.es cada 20 s —o la frecuencia que configures— y crea una tarea por cada hilo detectado.
- Identificación automática del cliente a partir del remitente y sus contactos vinculados; si no existe, te pide registrarlo antes de continuar.(, )
- Conversación multivuelta: cuando faltan datos (modelo, cantidad, fecha) el agente mantiene un intercambio inteligente para aclararlos sin que intervengas.
- Verificación de disponibilidad y precios antes de generar el documento; si no hay stock suficiente, lo refleja en la respuesta.
- Generación del presupuesto en PDF con las líneas solicitadas y todos los detalles fiscales; lo adjunta al correo y espera la aprobación del cliente.
- Conversión a pedido tras el “OK” del cliente, incluyendo de nuevo el PDF cifrado y la trazabilidad completa del hilo.
- Transparencia total: cada acción del agente se registra en la línea temporal y puede deshacerse o ajustarse antes de enviar cualquier comunicación externa.
Configuración en dos minutos
En Copilot & agent capabilities activas la función, eliges la cuenta de correo que vigilará y defines si debe crear presupuestos, convertirlos en pedidos y solicitar tu revisión en cada paso. Sólo se permite un agente por empresa, pero puedes dar acceso a varios usuarios para controlar su trabajo.
Disponibilidad
En la vista previa pública (versión 26) está habilitado para entornos de Estados Unidos, Reino Unido, Canadá y Australia; Microsoft planea su GA en julio de 2025 junto con las localizaciones adicionales.
Buenas prácticas operativas
- Usa una bandeja dedicada para separar pedidos de conversaciones generales y mejorar la precisión del agente.
- Enriquece las fichas de artículo con atributos y textos descriptivos: el agente localizará los productos con menos ambigüedad.
- Mantén la revisión de correos activada al principio; así entrenas al equipo en el nuevo flujo y aseguras un tono coherente con tu marca.
PRO TIP
Crea una regla en Exchange que redirija cualquier e-mail con la palabra “pedido” o “confirmación de oferta” a la bandeja del agente. Con ello garantizas que Sales Order Agent procese todos los pedidos entrantes sin saltarse ninguno, mientras la bandeja principal sigue libre para gestiones comerciales de valor añadido.
Apoyo inteligente en stock, logística y expedición
Copilot vigila la cadena de suministro en tiempo real y minimiza los tropiezos típicos del fulfillment. Estas son las capacidades que más valor aportan durante el pick-pack-ship:
Sugerencia dinámica de artículos sustitutivos
Cuando el ítem solicitado está agotado, selecciono Sugerir con Copilot en la página de sustituciones y la IA escanea descripciones, atributos y GTIN para localizar alternativas compatibles. Muestra hasta diez propuestas con una puntuación de similitud (Alta, Media, Baja) que me ayuda a decidir al momento.
Detección de conflictos durante el pick & pack
Mientras genero o registro un Warehouse Pick, Copilot revisa la disponibilidad (reservas, lotes bloqueados, bins dedicados) y me alerta si la cantidad “pickable” es inferior a la pedida, evitando roturas en el muelle de carga. Se apoya en las métricas de la página Pick Summary, incluyendo Pickable Qty., Avail. Qty. Excluding Shipment Bin y reservas de prioridad más alta.
Propuesta de envíos parciales con fechas realistas
Si no puedo servir el pedido completo, basta con solicitar «Propón envío parcial» y la IA rellena los campos Qty. to Ship y Shipping Advice siguiendo las reglas de clientes que aceptan entregas escalonadas; además calcula la siguiente ventana de disponibilidad.()
Redacción automática del correo de confirmación de envío
Al registrar el envío, activo Draft email with Copilot y obtengo un mensaje que incluye número de seguimiento, ETA y enlace a “Ver mi pedido”. Solo reviso el texto y hago clic en Enviar gracias a la integración nativa con Enhanced Email.
PRO TIP
Configura una plantilla de correo “Shipping Notify” en Enhanced Email con marcadores $TrackingNumber$, $ETA$ y $SubstituteItem$. Cuando Copilot redacte la notificación, rellenará esos campos automáticamente y disparará un CTR más alto al ofrecer al cliente todos los datos de seguimiento en un solo vistazo.
Conciliación bancaria y cobranza guiada por IA
Copilot trae la inteligencia artificial al corazón financiero de Business Central: concilia más líneas de extracto en menos tiempo y automatiza los recordatorios de cobro con un tono que se ajusta al historial del cliente.
Conciliación bancaria con Bank Reconciliation Assist
Dentro de la página Bank Account Reconciliation ahora encuentro la acción “Reconcile with Copilot”. Al pulsarla, la IA incrementa el porcentaje de partidas conciliadas y, para las que siguen abiertas, propone la cuenta contable adecuada basándose en importe, fecha y descripción del movimiento.(, )
Tras importar el extracto (MT940, CAMT.053, CSV) el sistema marca en verde las coincidencias directas; las nuevas sugerencias de Copilot aparecen en ámbar con un mensaje contextual: “Podría corresponder a G/L 62500 – Gastos bancarios (confianza Alta)”. Acepto o ajusto en la misma vista y registro las líneas residuales sin abrir la contabilidad general.
Esta funcionalidad está disponible desde la versión 23.1 (Update 24) en modo vista previa y se activa en Feature Management; solo requiere Business Central online. Microsoft prevé GA para todas las localizaciones antes de septiembre 2025.
Cobranza inteligente con Collections Copilot
Cuando abro un correo de un cliente moroso en Outlook, el panel lateral de Copilot for Finance se conecta en tiempo real a Business Central y muestra saldo pendiente, facturas vencidas y promedio de días de pago. Con un clic genero un recordatorio amistoso, formal o un plan de pagos, siempre alineado con el tono utilizado en comunicaciones previas.
El mensaje inserta automáticamente enlaces de pago y adjunta el PDF de cada factura, de modo que el cliente puede saldar la deuda sin salir del correo. Todo el intercambio queda registrado en la ficha del cliente y actualiza el aging al instante.
Beneficios tangibles
- Menos trabajo manual reconciliando extractos y clasificando comisiones.
- Reducción del DSO (Days Sales Outstanding) al guiar la cobranza con el tono óptimo.
- Visibilidad unificada: Outlook, Business Central y Copilot comparten los mismos datos sin cambiar de ventana.
PRO TIP
Define en la tabla Customer Posting Group un nuevo campo «Rating de riesgo» (A, B, C). Crea tres plantillas de Cobranza en Copilot Studio que varíen tono, plazo y frecuencia según el rating. Así, los clientes nivel A recibirán recordatorios suaves y espaciados, mientras que los de nivel C obtendrán avisos más directos y un enlace automático para plan de pagos, todo sin intervención manual.
Analítica guiada y resúmenes ejecutivos
Copilot transforma los datos de Business Central en información accionable sin que tenga que exportar a Excel. A través de Analysis Assist, los resúmenes en FactBox y la predicción de flujo de caja, convierto listas interminables en decisiones respaldadas por IA.
Análisis asistido directamente en las listas
Activo el modo de análisis en cualquier lista, abro una nueva pestaña y escribo:
«Promedia las ventas de los últimos 12 meses por categoría y ordénalas de mayor a menor»
En segundos, Analysis Assist crea el tablero con campos en filas y columnas, filtros, pivots y totales; basta arrastrar un campo para pulir la vista. La IA sugiere agrupaciones y cálculos (“margen medio”, “desviación estándar”) que aceleran la detección de tendencias sin abandonar Business Central.
Resúmenes instantáneos en el FactBox
Al abrir la ficha de un cliente, pedido o artículo, pulso “Resumir con Copilot” y recibo dos o tres frases que destacan crédito disponible, pedidos atrasados y KPI clave. Los puntos están enlazados: clico sobre “atrasos” y salto al informe de antigüedad de saldos. Obtengo contexto al instante y puedo profundizar solo si es necesario.
Predicción financiera en tiempo real
Copilot aprovecha Azure AI para generar un análisis de flujo de caja que cruza documentos con vencimiento futuro, pronósticos de ventas y patrones históricos de impago. El resultado es un gráfico interactivo que señala brechas negativas o excedentes y propone acciones correctivas —por ejemplo, solicitar financiación o renegociar plazos— antes de que la tesorería se resienta.
Beneficios directos
- Velocidad: de informes manuales a vistas en segundos.
- Profundidad: detecto tendencias y anomalías sin macros ni Power BI.
- Proactividad: anticipo problemas de liquidez y atraso, no solo los mido.
PRO TIP
Guarda tus pestañas favoritas de Analysis Assist como vistas personales y marca la opción Mostrar al abrir la página. Así el equipo entra cada mañana con su tablero actualizado y no pierde tiempo configurando filtros o descargas.
Experiencia conversacional omnicanal
Copilot abre un canal de diálogo continuo entre Business Central, Outlook y Teams, de modo que todas tus interacciones comerciales fluyan en lenguaje natural.
Chat dentro de Business Central
En el panel derecho activo Chat con Copilot y pregunto, por ejemplo: «¿Quiénes son mis cinco clientes con pedidos atrasados?» o «Crea un pedido igual al último de Fabrikam». Copilot interpreta la intención, devuelve la respuesta enlazada a los registros o genera directamente el documento, listo para que lo revise antes de registrarlo. Además comprendo mejor la navegación interna: un comando «abre la ficha del cliente Contoso» me lleva al destino sin recorrer menús.
Outlook Inbox: de e-mail a presupuesto en un clic
El add-in de Business Central para Outlook añade un panel lateral con Contact insights: veo saldo, histórico de ventas y puedo crear o enviar presupuestos y facturas sin salir del correo. Cuando el mensaje incluye cantidades y precios, Copilot detecta los ítems y pre-rellena las líneas —la experiencia que Microsoft denomina internamente Scan & Act. Así respondo a una petición del cliente con un borrador de oferta en segundos.(, )
Microsoft Teams: reuniones que actualizan la ficha del cliente
Durante una videollamada, Copilot en Teams toma notas, resume los puntos clave y sugiere tareas. Con la app de Business Central para Teams adjunto ese resumen a la línea temporal del pedido o del cliente, de modo que el equipo ve contexto y acciones pendientes sin abandonar Teams.
Ventajas clave
- Reducción de clics: consulto, actualizo y creo documentos desde la conversación.
- Contexto unificado: la misma IA y los mismos datos acompañan al usuario allí donde trabaje.
- Onboarding exprés: los nuevos comerciales aprenden a “hablar” con el sistema antes de dominar la interfaz clásica.
PRO TIP
Define un glosario de comandos frecuentes en Copilot Studio —por ejemplo “¿Estado de este pedido?”, “Reenviar factura a cliente”— y publícalo como Chat suggestions. Así tu equipo dispone de atajos sugeridos automáticamente justo cuando empieza a teclear, acelerando la adopción de la experiencia conversacional.
Orquestación de agentes y flujos avanzados
Ya no dependo de un solo Copilot que lo hace todo ― diseño un “equipo” de agentes especializados que colaboran entre sí y con Business Central. La nueva orquestación multi-agente de Copilot Studio permite que cada agente asuma una fase del quote-to-cash y delegue el trabajo al siguiente: un agente de ventas genera la oferta, otro de logística verifica stock y rutas, y un tercero de finanzas programa la factura y la conciliación.
Copilot Tuning refina cada agente con mis propios datos y procesos: entreno el modelo sobre contratos históricos, listas de precios o políticas de crédito sin escribir código y obtengo respuestas más precisas que un copiloto genérico.
Para automatizar pasos repetitivos conecto Agent Flows: flujos construidos con lenguaje natural o diseñador visual que sustituyen a Power Automate y se ejecutan cuando un agente necesita una acción determinista (por ejemplo, generar un número de serie o actualizar el estado de un pedido). Puedo incluso convertir mis flujos existentes de Power Automate y gestionarlos desde la misma consola.
Cuando un sistema carece de API, activo Computer Use: el agente navega por la interfaz como un usuario humano ―hace clic, introduce datos y se adapta si la pantalla cambia―, llevando la automatización a ERPs heredados o portales de transporte externos.
Seguridad y gobierno se mantienen: cada agente recibe una identidad en Microsoft Entra y hereda las políticas de Purview, mientras el protocolo Agent2Agent (A2A) conecta agentes de terceros sin exponer datos sensibles.
Beneficios clave
- Flujos entre módulos sin código: ventas, logística y finanzas trabajan en cadena sin integraciones a medida.
- Escalabilidad: añado o reemplazo agentes según crece el negocio, sin rehacer todo el proceso.
- Observabilidad total: la consola muestra cada paso, métrica y coste de capacidad para depurar y optimizar.
PRO TIP
Define un agente orquestador que escuche el evento “pedido con riesgo de retraso”; este agente puede activar un Agent Flow que:
- Consulte Compras para adelantar la recepción,
- Alerte al cliente con un correo redactado por Copilot,
- Informe al director financiero si el margen cae por debajo del umbral.
Con una sola regla obtienes una respuesta coordinada y preventiva sin involucrar a tu equipo en correos de seguimiento manual.
Conclusiones prácticas para tu empresa
Copilot ya está listo para multiplicar la productividad de tu equipo comercial —solo necesitas un plan de activación y métricas claras para demostrar el retorno. A continuación te indico los pasos esenciales y los beneficios tangibles que verás en pocas semanas.
Activa las funciones en minutos
- Visita Feature Management y habilita cada capacidad marcada como Copilot (descripciones de producto, Chat, Bank Reconciliation Assist, etc.). Algunas llegan como vista previa y requieren tu confirmación explícita; otras se activarán automáticamente a partir de Update 25.4.
- Abre Copilot & Agent Capabilities para conceder permisos y revisar la política de datos de Azure OpenAI; desde aquí decides qué usuarios pueden probar las funciones antes del despliegue masivo.()
- Usa la ruta rápida de la Release Wave: cada nueva ola publica un listado de características con fecha de disponibilidad; habilitar las que encajan con tu proceso te permite pilotar sin esperar a la GA global.
Mide el impacto y celebra resultados
- Registra la “línea base”: mide cuánto tarda hoy un usuario en crear un presupuesto, conciliar 100 movimientos o redactar un correo de cobranza.
- Compara tras dos semanas de uso: estudios independientes reportan ahorros medios de 26 minutos por día en tareas de oficina al adoptar Copilot; el porcentaje suele ser mayor en perfiles de entrada de datos repetitivos.
- Monitoriza KPI financieros: DSO, número de líneas conciliadas a la primera y tiempo de ciclo de pedido a cobro son indicadores que reaccionan rápido a la automatización de Copilot.
Recomendaciones clave para una adopción sin fricciones
- Arranca con un grupo piloto —normalmente ventas internas y administración— para refinar prompts y políticas antes de escalar.
- Capacita en prompts efectivos: entrenar a los usuarios en “hablar con la IA” tiene más impacto que cualquier ajuste técnico.
- Integra Copilot en tus runbooks: documenta cómo y cuándo usarlo en cada fase; reducirás la curva de aprendizaje de nuevos empleados.
PRO TIP
Crea un panel de Power BI que consuma la tabla “Copilot Usage Telemetry” (se añade tras habilitar las funciones) y visualiza tiempo ahorrado, funcionalidades más usadas y adopción por equipo. Compartir esos datos en la reunión semanal convierte la mejora de productividad en un objetivo visible y motiva al resto de la organización a sumarse.
